İşyerinizi 7 adımda depreme hazırlayın

Deprem siz işteyken olabilir. Depremden sonra iyileşme sürecinin hızlanması ve işyerinizin yeniden açılabilmesi, depremden önce evinizde ve işyerinizde yaptığınız hazırlıklara bağlıdır.

Eğer çalışanlarınız da evlerinde önlem almazlarsa deprem sonrasında işlerine geri dönemeyeceklerdir. Çalışanlarınız olmadan işinizi nasıl yürüteceksiniz? Çalışanların deprem öncesinde ve sonrasında nasıl davranacaklarını bilmelerinin yanı sıra işyerini binasının da depreme dayanıklı olması da büyük önem taşıyor. Sizlere işyerlerinizi depreme karşı nasıl koruyabileceğinizi ve deprem sonrasında nasıl toparlanacağınızı 7 adımda anlatıyoruz. İşinizin büyüklüğü ya da hangi sektörde olduğunuz önemli değil. Çalışanlarınızla birlikte hazırlanmaya başlayın.

1. Adım: Olası afetleri belirleyin

Bu adımda öğreneceğiniz birçok bilgi size diğer adımlarda planlama sürecinde yardımcı olacak. Olası tehlikelerin/risklerin ve bunların işinizi nasıl etkileyebileceğinin farkına varmalısınız.

İlk olarak, bir kâğıda olası afetlerin listesini yapın. Bunu basitleştirmek için, aşağıda deprem, yangın, sel..vs gibi bir liste örneği hazırladık.

Olası iç afetleri belirlemek için, kendi bölgenizi inceleyin. İşyerinizi ve yakın çevresini yürüyerek kolaylıkla inceleyebilirsinizi. Kendi güvenliğiniz için hem iç hem de dış çevresini inceleyin. Şu soruları sorun: Çevremde neler var? İşyerim için neler tehlike oluşturuyor?

Küçük işletmeler için en büyük karşılaşılan sorun/kayıp teknolojik yetersizlikten dolayı datalarını yedekleyemediklerin data (veri) kaybı oluyor. Aşağıda bununla ilgili örnekler var:

Olası iç tehlikeler:

–          Sabitlenmemiş içi dolu dolaplar

–          Yüksek raflardaki ağır ya da kırılabilir materyaller

–          Yedeklenmemiş datalar

Olası dış tehlikeler

–          Sizi etkileyebilecek bir afet yaşayabilecek diğer işyerleri/işletmeler

–          Binanızdaki yapı elemanları

–          Demiryolu, havaalanı gibi yerlere yakınlık

Kritik mallarınızı belirleyin

–          Şimdi de şirketteki değerli varlıklarınızı belirleyip ikinci bir liste yapın. Bunlar kaybetmeniz durumunda işinize ciddi zarar verecek şeylerdir. Bu listeyi yapmanızı kolaylaştırmak için insanlar, data, operasyon, envanter, ekipman, binalar olarak 6 kategoriye ayırdık.

–          Bu değerli varlıklar şirketten şirkete değişiklik gösterebilir. Yan taraftaki listede bu kategorilere çeşitli örnekler verdik. 6 kategorinin tüm öğelerinin afet anında etki derecesine siz karar vereceksiniz. Arka sayfadaki egzersiz bu kategorileri etki derecelerini belirlemenizde size yardımcı olacak.

İnsanlar             Çalışanlar                     Üretici/tedarikçi

                                  Müşteriler                    Ziyaretçiler

                                   Satıcılar

Veri                        Dokümanlar

                                   Dosyalar           

                                   Kayıtlar

                                   Yedeklemeler

Operasyon         Bordrolar

                                    Üretim

                                    Mail odası(posta odası)

Envanter             Stok

                                    Mallar

                                    Ham madde

Ekipman              Bilgisayarlar

                                    Sürücüler

                                    Network

                                    Özel ekipmanlar

                                    Üretim makinaları

                                    Fotokopi

                                    Mobilya

Binalar                   İşyeri

                                     Fiziksel yapı

                                      Depo

                                      Kira

Risk tanımları:

 Önemsiz: herhangi bir zarara yol açmayan

Marjinal: işyerinizi kapatmanıza neden olmayan ancak işlerinizi aksatan  engeller

Kritik: işyerinize büyük zarar veren

Katastropik: İşyerinizi kapatmanıza neden olan, insanların yaralanmasına ya da ölmesine neden olan afet

 Bu listeye göre hangi afet hangi kategoriyi ne kadar etkiler işaretleyin. Çıkan sonuca göre en riskli kategoriyi belirleyin.

Tebrikler, riskleri değerlendirmeyi/belirlemeyi tamamladınız. Eğer hala işyerindekileri bu hazırlık sürecine dâhil etmediyseniz, onları da haberdar edin, onlarında görüşlerini alın.

Bu tehlikelerin adreslerini belirlemeye başlayın

Hazırlıksız olduğunuz konuları belirlediniz, şimdi de bu riskleri nasıl azaltacağınızı öğreneceksiniz.

Almanız gereken tedbirlerin çoğunu çok ucuza ya da hiç para harcamadan halledebilirsiniz. Bu tedbirleri alarak olası depremde karşılaşabileceğiniz yüksek zararları önleyebilirsiniz. Doğal Afet Merkezi tarafından yapılan bir araştırma afete hazırlıkta harcanan 1 doların bir afet sonrasında size 4 dolar olarak geri döndüğünü gösteriyor.

Eğer nereden başlayacağınız konusunda kararsızsanız ağır eşyaları hafif raflara koymak gibi düşük maliyetli önlemlerden başlayın. Bununla asla yetinmeyin ve tedbir almaya devam edin.

Aldığınız tek bir önlemle, olası birçok tehlikenin olumsuz etkilerini azaltabilirsiniz.

Teknik personel gerektirmeden yapabileceğiniz birçok basit önlem var.

–          Ağır eşyaları hafif rafların üzerine koyun

–          Kullanmadığınız zamanlarda dolapları kilitleyin.

–          Yakınınızda kitap rafları bulundurmayın

–           Deprem anında çök-kapan-tutun hareketini yapabilmeniz için masanızın altını boş tutun.

2.adım: Afet planı yapın

–          Olası afetleri ve etkilerini belirlediniz. Şimdi plan yapma zamanı! Çünkü afetler gerçekten çoğu zaman öngörülemezler. Buna rağmen, iş sürdürülebilirlik planı kriz anlarında karar vermenizi kolaylaştırabilir.

 Plan için ortaklaşa çalışın

   Komşularınızla ve benzer iş yaptığınız kişilerle birlikte çalışın. Afet anında, acil müdahale ekiplerinin size ulaşması zaman alacağından birbirinize yardım etmeniz gerekecek. İhtiyaçlarınızı ve ortak kullanabileceğiniz kaynakları belirleyin.

Basit Plan Bileşenleri

Her işyerinin karşılaşabileceği riskler aynı olmasa da basit plan öğeleri/elemanları/bileşenleri tüm işyerlerinde uygulanabilir. Aşağıdaki elemanlardan hangilerinin sizin işyerinizin/işiniz için uygun olduğunu belirleyin.

–          Çalışanların İletişim Bilgileri: afetlerde çalışanlarınız ve çalışanların aileleriyle irtibat kurmak önemlidir. Çalışanlar yaralıysa, ya da işyerini terk edemeyecek haldeyse bilmeniz gerekir. Çalışanlarınızın ve ailesinin ev, iş, cep telefonu numarasının ve e-mail adresinin olduğu bir liste hazırlayın.

–          Önemli itibatların/kişilerin listesi: Müşterilerin, üreticilerin,…vs listesini oluşturun. Bu kişiler afetten ne derece etkilenebilir ve bu da sizin işinizi nasıl etkiler bunları belirleyin.  

–          Önemli iş faaliyetleri: işiniz için hayati önem taşıyan önemli işlerinizi belirleyin. Bu önemli/kritik işleri afet sürecinde nasıl gerçekleştirebilirsiniz?

–          Önemli kayıtlar: kritik işlerinizi afet sürecinde yapabilmenizi sağlayacak kayıtlar. Çalışan bilgileri, bordrolar, finansal kayıtlarınız, sigorta kayıtlarınız/poliçeleriniz, müşteri bilgileri..vs Bütün önemli kayıtların kopyalarını mümkünse ofis dışında muhafaza edin.

–          Önemli ekipmanlar: işinizi devam ettirebilmeniz için hangi ekipmanların kritik rol oynadığını belirleyin. Bu gerekli ekipmanları/donanımı ofis dışı bir yere koyabilir misiniz?

–          İyileştirme lokasyonu: afet sürecinde kullanabileceğiniz alternatif bir alan var mı?

–          Can güvenliği-acil durum müdahalesi: ilk müdahaleyi yapacak bir ekip oluşturun. Eğitim almış bir ekip hayat kurtarabilir.

–          Eğitim planı: çalışanlarınızı planınızla ilgili bilgilendirin: iyileştirme faaliyetleri, planı nasıl uygulayacağınız..vs

–          Devamlılık ve test/kontrol: planınızı değişikliklere göre güncelleyin. Planınızı test edin çünkü bu planda görevli herkesin neyi nasıl yapacağını öğrenmesini sağlar.

    İlk yardım ve personel eğitimi

    Eğitimli çalışanları acil durumlarda ilkyardım yapabilecek ekiplere alın. Eğitimsiz personelinizi bu konularda eğitimlere gönderebilirsiniz. (STK’lar, Amerikan Kalp Vakfı, yerel birimler…vs)

 Çalışanların ailelerini kapsayan eğitimler sayesinde evinde afete hazırlanan birey işyerinde afete nasıl hazırlanacağını daha iyi bilir.

     3.adım: Afet Destek Kitleri Hazırlayın

   Acil durum ekipleri afet anında sizlere hemen ulaşamayabilirler. İşyerinde afetin ilk saatlerinde basit önlemler alınabilir. (yemek, su..vs)

İlkyardım ve afet destek kitleri

–          Afet sürecinde dış kaynaklar kullanımı çok sınırlı olduğundan şirketler stok yapmalıdır.

–          (ilkyardım malzemeleri,ilaçlar…vs)

–          İlkyardım kitleri bir çalışanın afetten hemen sonra ihtiyaç duyabileceği ilk yardım malzemelerinden oluşmaktadır. İlkyardım kitleri sadece basit yaralanmalar için hazırlandığından şirketlerin ağır yaralanmalara karşı malzeme ve ilaç bulundurması gerekir.

Personel Eğitimi

–          İşyerinde afetlerle başa çıkabilmek için çalışanların aşağıdaki eğitimlerden geçmesi gerekir:

–          Tahliye: acil durumlarda ve afetlerde işyeri tahliye eğitimi

–          Çök-kapan-tutun ve deprem prosedürleri: tüm çalışanlar çök-kapan-tutun tekniğini içeren deprem prosedürlerini öğrenmeli

–           İlkyardım ve temel yaşam desteği: acil durumlarda çalışanlar müdahale edebilmek için ilkyardım eğitimi almalıdır

–          Yangın: Çalışanlar, küçük yangınları önleme ve yangın tüpüyle müdahale eğitimi almalıdır.

    4.adım: binanızın hasar görebilirlik oranını belirleyin/tespit edin ve binanızı güçlendirin

–          Bu adımda, binanızdan kaynaklanan yapısal riskleri belirleyin ve önleminizi alın.

–          Birçok işyeri binası kiralık olduğundan, yapısal risklerle ilgili mülk sahibiyle birlikte hareket etmek en sağlıklısı olacaktır. Eğer işyeriniz size aitse, binanızı güçlendirin.

Uzman yardımı alın

–          İşyerinizin depremde hasar görebilirliğiyle ilgili bir uzmandan yardım alın.

Kiracıysanız:

–          Eğer işyerinizde kiracıysanız, size bir afet meydana gelmeden yapısal risklere karşı önlem almanız için mal sahibiyle konuşmanızı tavsiye ediyoruz. Binada yangın detektörü var mı? Binada acil durum sireni var mı? Geçmişte bulunduğunuz bina ve çevresi afetlerden ne derece etkilendi? Bu tür sorular kendi afet planınızı yaparken size yardımcı olacaktır.

İşyeri binası size aitse:

–          Eğer binanın güçlendirilmesi gerekiyorsa, profesyonel yardım alın. Eğer home-ofis şeklinde çalışıyorsanız daha da dikkat etmeniz gerekiyor çünkü vaktinizin çok büyük bir bölümünü aynı binada geçiriyorsunuz. Şimdi önlem alıp yapısal riskleri azaltmanız

–          Afet sonrasında enerji, para ve zaman kaybetmenizi engelleyecektir. Ev sahipleri ve yöneticileri derneği gibi derneklerden yardım alabilirsiniz.

5.adım: Kendinizi ve çalışanlarınızı deprem sırasında koruyun-çök,kapan,tutun

     İşyerinde depreme yakalanırsanız, masanın ya da sandalyenin altını girin/çökün, kapanın, tutunun. Eğer çevrenizde masa ya da sandalye yoksa, bir iç duvara/perde duvara yanaşın yere çökün ve başınızı saklayın ve kapanın. Üzerinize düşebilecek nesnelerin olduğu yerlerden uzak durun.

ÇÖK, KAPAN, TUTUN

–          Sarsıntı başladığında, kafanıza düşebilecek şeylerden uzaklaşın. Deprem sırasında bazı insanlar panikleyip, olduğu yerde kalabilir ya da merdivenlere koşabilir. Deprem sırasında yapabileceğiniz en güvenli hareket Çök-Kapan-Tutun hareketidir.

Ofisteki güvenli yerler

–          1.adımda ofiste olabilecek tehlikeleri belirlemiştiniz ve depremin önemli bir tehdit olduğunu biliyorsunuz. Çalışanlarınızı korumak için ne yapmanız gerektiğini bilmeniz çok önemli. Ortak güvenli alanlar:

–          Sandalye altı

–          Sağlam bir masanın altı

–          Pencerelere uzak noktalar

–          Başınızı ve boynunuzu kapatmanız

–          Büyük kanepelerin yanları

Güvenli yerlerde olabilecek tehlikeler

–          Çök-kapan-tutun hareketini yapabileceğiniz güvenli yerler olduğu gibi, güvenliğinizi tehlikeye atacak yerlerde bulunuyor. Her sene deprem sırasında ne yapılacağına/nasıl davranılacağı ile ilgili tatbikatlar yapılması gerekiyor. Ofiste tehlike oluşturan yerler:

–          -Masa altlarındaki kutular

–          -Dar çalışma yerleri

–          – Cam kenarları

–          Tehlikeleri belirledikten sonra, önlem almaya başlayın. Sarsıntı başladıktan sonra önlem almak için çok geç.

6.adım: Depremden sonra yaralı ve hasar tespiti yapın

Sarsıntı geçtikten sonra, olduğunuz yerden çıkıp ilk olarak yaralanan olup olmadığını kontrol edin ardından da binada hasar olup olmadığına bakın. Eğer bina güvenliyse binayı terk etmeyin.

Eğitimleri tekrarlayın/güncelleyin

Daha önceki adımda, çalışanlara eğitim verilmesinden bahsetmiştik, 6.adım ise bu eğitimlerin uygulandığı aşama. Özellikle az sayıda personele sahipseniz, can güvenliği afet zamanlarında en önemli şeydir. Afet sonrası karar vermeniz gereken ilk şey işyerinin terk edilip edilmeyeceğidir. Yangın durumlarında bina hemen tahliye edilir ancak söz konusu depremse dışarısı sizin için daha tehlikeli olabilir. Afet öncesi eğitim eğitim alan personel bu durumda doğru kararı verebilecektir.

Can güvenliğini sağlama

 Eğer aranızda yaralı varsa, eğitimli personelin yaralıyla ilgilenmesini sağlayın. Eğer tehlikeli bir durum varsa(patlama…vs) yaralıyı binadan çıkartmanın doğru karar olduğundan emin olun.

Eğer çok fazla yaralı varsa, 911’i arayın. 911’e ulaşamıyorsanız, bir kişiyi haber vermesi için dışarıya yollayın.

Binayı inceleme

Can güvenliğinizi sağladıktan sonra, binadan dışarıya çıkın ve binanın dışındaki hasarı belirleyin. Ardından aşağıdaki riskleri gözden geçirin:

Yangın

Gaz kaçağı

Ağır yapısal hasar

Artçı şok tehlikesi

Eğer güvenli görünüyorsa, binanın içinin de hasar tespitini yapın. Sonrasında eğer ciddi bir hasarla karşılaşmazsanız, binadaki ekipmanların çalışıp çalışmadığıyla ilgili detaylı bir inceleme yapın.

Yaralı ve Hasar Değerlendirme

Depremden sonra, çalışanlar aldıkları eğitimleri pratik edebilirler/uygulayabilirler.

Can güvenliği

Bina incelemesi(dış)

Bina incelemesi(iç)

Detaylı bina değerlendirmesi

Kriz masası oluşturması

 

Yaralı ve hasar tespitini raporlamak için merkez/kriz masası kurma

Depremin büyüklüğüne göre, merkezi bir lokasyon/masa kurmak gelen bilgileri yönetmek ve afetle ilgili gelişmelerin takibi..vs için önemlidir. Küçük işletmeler için bu masa/lokasyon tek bir insandan oluşabilir.

Bu merkezi lokasyon/masa çalışanlarla bağlantı kurmak konusunda yardımcı olabilir. Ayrıca sigorta için hasar tespiti konusunda da yardımcı olabilir.

7.adım: Can güvenliğinizi sağladıktan sonra, afet planınızı uygulamaya devam edin.

Can güvenliğinizi sağladıktan sonra, tekrar işinizin başına dönebilmek için toparlanma faaliyetlerine başlayın. İşinizin bir daha eski halini dönemeyebileceğini unutmayın.

Detaylı değerlendirme

Basit bina incelemesini tamamladınız, şimdi daha detaylı bir inceleme yapmanız gerekiyor. 6.adımda bina incelemenizde bulduğunuz noktalardan da faydalanarak, en önemli bulgularınızı göz önünde bulundurarak, bir eylem planı hazırlayın. Eğer gerekiyorsa yapı/inşaat mühendisi gibi profesyonellerden de yardım alarak dek incelemeler yapın. İletişimini, üretiminizi/verdiğiniz hizmeti, ve iyileştirme faaliyetlerinizi nelerin etkileyebileceğini göz önünde bulundurun.

İletişim

Ne tür bir iletişim kullanmalısınız belirleyin. Bunu belirlerken, farklı farklı hedef kitleleriniz olduğunu unutmayın. Müşterilerinizle, çalışanlarınızla, üreticilerle sık sık irtibata geçin. Posta servisi hizmet veremeyeceğinden, web siteniz gibi   alternatif iletişim yöntemleri kullanın.

Dikkat etmeniz gereken önemli noktalardan biri, halkın ve müşterilerinizin ne zaman hizmet verebileceğinizden haberdar olmasıdır. Eğer çevreniz ciddi zarar gördüyse işe geri dönmeniz zor olabilir ancak afişler ve diğer reklam yöntemleri size yardımcı olabilir.

İyileştirme faaliyetleri

Zarar gören servislerinizi iyileştirme/yeniden faaliyete geçirmeye çalışırken, işinizi eski haline döndürebilmenizde etkisi olabilecek bazı alanlar/bölümler:

–          Kalıcı veya geçici yer değiştirme(relokasyon)

–          Kaynakların kullanılabilirliği

–          Müşterilerin istekleri

–          Uygun Personel

–          Altyapı- çevrenizde/komşularınızda sizi etkileyebilecek şeyler

Servislerin/üretimin restorasyonu

Bu noktada, iş elemanlarınızla birlikte hareket edip, müşterilerinizle yeniden iletişime geçmelisiniz. Eğer gerekiyorsa, yerel, bölgesel, ulusal seviyede kaynak desteği alabilirsiniz.

Çıkarılan dersler

Toparlanma/iyileşme sürecinde ilerliyorsunuz, ancak hafızanızdan tecrübeleriniz/yaşananlar silinmeden tecrübelerinizi not edin. Bu planınıza eklemeler yapabilmeniz için yararlı olacaktır. Depremlerin olmasını engelleyemeceğimiz için, tecrübelerimizden ders çıkarıp önlem alarak insan kaybını ve  hasarı azaltmamız gerekiyor.

AHDER © 2017 All Rights Reserved