İş sürekliliği rehberi

Dünya genelinde tüm işletmelerin 1/3’den fazlasının haftanın 7 günü 24 saat esasına göre çalıştığı kabul edilmektedir. Buna göre firmaların, gerek müşterilerine gerekse çalışanlarına güven sağlayabilmesi için “işin devamlılığını” sağladığını gösterebilmesi gerekmektedir.

İş Sürekliliği ve İşin Devamlılığı Nedir?

İş sürekliliği konusunda firmalara sunduğumuz özel çözümler için telefonumuz 0212 213 02 40

Bu kavramı şöyle açıklayabiliriz: deprem, sel, yangın gibi doğal afetler ve enerji kesintileri yada iletişim alt yapılarında meydana gelen olumsuzluklar işin akışını 10 iş gününden fazla durdurmayacak şekilde etkiliyorsa bu firmada iş sürekliliği politikası uygulanıyor demektir. Buradan yola çıkarak son 5 yılda önemli bir felaketle karşılaşan firmaların %93’nün battığı ve 10 iş günü içinde toparlanamayan firmalardan %50’sinin ise mali olarak hiçbir zaman toparlanamadığı önemli bir istatiksel bilgi olarak verilmektedir.

Özellikle durumu Türkiye açısından bir örnekle değerlendirdiğimizde, 2000 yılında Kocaeli Sanayi Odasına (KSO) kayıtlı 1062 faal firma üzerinde yapılan araştırmada ortaya çıkan sonuçlar dikkat çekicidir. 1999 yılındaki Kocaeli Depreminde zarar görmüş olan 345 sanayi kuruluşundan alınan bilgiler doğrultusunda;

Maddi Zarar : 1.500.000.000 USD
Toplam Üretim Kaybı : 2.000.000.000 USD
TOPLAM : 3.500.000.000 USD

1999 Kocaeli Depremi’nin Türkiye’ye maliyeti (ölçülebilen kısmı) 24.5 milyar dolardır.

İş sürekliliğinin sağlanması özellikle hizmet sektöründe çalışan firmalar için önemli bir noktadır. Bu tip firmalar için bilhassa kriz anlarında işin sürekliliğinin sağlanması hem firmanın prestijinin korunması hem de toplum içinde ortaya çıkabilecek kaos ortamının engellenmesi açısından önemli bir konudur. Bu nedenle bu tür firmalarda bir iş sürekliliği planı oluşturulması gerekir.

Kurumsal stratejilerin korunması için hazırlanan kriz yönetimi planı, olağanüstü durum planı ve olağanüstü duruma müdahale planının birleştirilmesi ile oluşur ve sonuçta bir felaketle karşılaştığınızda şirketinizin hazır durumda olmasını sağlayacak tam bir iş süreklilik programı ortaya çıkar.

İş Sürekliliği Planının Hazırlanması

Bir firmada oluşturulacak olan iş süreklilik planının hazırlanması için öncelikle iş etki analizinin yapılması gerekmektedir. Bunun içinde aşağıda maddelendirilen noktaların ele alınması gerekir.

  1. Durum risklerini değerlendirme
  2. Durum kayıplarını hesaplama
  3. Duruma yönelik risk amaçlı göstergelere sahip olma
  4. Durum risklerini tazmin edecek sermayeyi ayırma
  5. Durum riskine yönelik raporlar hazırlama
  6. Bu duruma göre oluşturulan eğitim ve operasyonlara katılma
  7. Gözden geçirme, geliştirme, iyileştirme ve her koşulda yönetilebilirlik kavramına ulaşma

Bütün soruların değerlendirilmesine yönelik olarak ortaya çıkan iş etki analizi, firmalara yönelik olarak oluşturulan iş sürekliliği planının önemli bir kısmını oluşturmaktadır.

İş süreklilik planının önemli bir parçasını oluşturan “Acil Eylem Planları” kriz anındaki öncelikleri belirlememizde firmamıza yardımcı olacaktır.Genel anlamda işyerlerinde Acil Tıp, İlkyardım, yangın, patlama, sabotaj, deprem, sel, savaş hali, iş kazaları ve çevreye zarar veren felaketlere yönelik olarak hazırlanan acil eylem planlarında acil çıkış kapılarının, yollarının, yangın söndürme hortumları ve yangın söndürücülerin, ayrıca acil bir durumda sakin bir alanda toplanmak için yerlerin belirlenmiş olması gereklidir.

Güvenlik problemleri, malzeme seçimleri ve kontrolleri, yapısal ve yapısal olmayan.çevre şartları (yakın ve uzak), tahliye planları, emir komuta zinciri, timlerin oluşturulması. Bütün bu planlar, risk ve zarar potansiyeli yüksek olan bu tehlikeleri, hasarları önleyecek veya hafifletecek ya da büyük bir felaket halinde işletmenin makul bir sürede yeniden eski haline dönme oluşumunu sağlayacak yönetim ve uygulamaları içermelidir. Özellikle hizmet sektörlerinde yaşanan acil durumlarda, krizin mümkün olan en az zararla atlatılarak hizmet devamlılığının sağlanması ana hedeftir. Burada kriz anının analizi için genellikle başlangıç noktası olan konular şunlardır:

  • Niteliğe Dayalı Risk Değerlendirmesi
  • Niceliğe Dayalı Risk Değerlendirmesi
  • İlk Zayıf Nokta Değerlendirmesi
  • Çalışma Ortamı Değerlendirmesi
  • İkinci Göz Değerlendirmesi

Yapılan bu analizin faydaları:

  • Kritik iş süreçleriniz ve kaynaklarınızın önceliklerini ve bunlar için risk eşiklerini belirleyebilirsiniz
  • Farklı koruma düzeyleriyle ilişkili risk yönetimi taktiklerini ve maliyetlerini değerlendirebilirsiniz
  • Riskleri azaltmanın yanı sıra hataları gidermeye yönelik önlemler alabilirsiniz
  • Risk yönetiminde gereken dikkati gösterebilirsiniz
  • Kanuni düzenlemeler ve endüstri denetimcileri için hazır olabilirsiniz
  • İşinizi en iyi şekilde korumak için bilinçli kararlar verebilirsiniz

Farklı felaket senaryolarına göre kurtarma senaryoları oluşturmak, iş süreklilik planının çıkış noktalarından biridir. Felaket anında firmanın ne yapacağına ilişkin olarak plan içinde hangi personelin ne yapacağı, sorumluluklarının belirlenmesi, hedeflerin belirlenmesi gibi noktalar ele alınmaktadır. Kriz anında ve kriz sonrasında firmanın yaşadığı şoku minimize ederek durumu firmanın lehine çevirmeye çalışmak iş süreklilik planının en önemli sonuçlarından birini oluşturmaktadır.Bu doğrultuda ele alınacak noktalar:

  • Kurtarma eylemlerinin koordinasyon yöntemleri
  • Çalışanlara, müşterilere ve medyaya bilgi verme yöntemleri
  • Özellikle Acil Durumlar ile ilgili olarak merkezi ve yerel yönetimlerin içinde yer alan birimlerle (hastane, itfaiye, polis ve kriz yönetim birimleri vd.) ile kolay iletişim kurma tekniklerinin verilmesi

İş sürekliliğinin sağlanmasında, çalışanların felakete karşı sürekli hazır olmasını sağlayan eğitimler ve iş ortamının dinamikliği göz önüne alınarak yapılan periyodik gözden geçirme çalışmaları, iş etki analizinin yapılması sırasında işin nasıl yürüdüğünün belirlenmesi – acil durum sırasında hangi süreçlerin birbirine bağlanacağı, iç ve dış müşteri (kurum, marka) potansiyelinin korunması için nasıl bir prosedürün takip edileceği verilecek olan eğitimlerle çalışanlara anlatılmalıdır. Bu eğitimlerin sürekli olarak yapılması ve iş sürekliliği planının devamlı revize edilmesi gerekmektedir.

İş sürekliliği planının hazırlanması sırasında; önce iş, operasyon, bilişim teknolojisi vd.’leri açısından firmanın risklerini belirlemek gerekiyor.Bu riskleri ve tehlikeleri belirlerken sorulması gereken sorulardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:

“Hem iş açısından, hem operasyon hem de bilişim teknolojisi açısından en önemli soru, kesintinin bizde yaratacağı toplam maliyet ne olacak ?

“Bir saatlik, bir günlük, bir haftalık, bir aylık…kesinti ( her hangi bir nedenden dolayı) şirketin hangi sürecinde ne kadar maliyet yaratır ?”

“Bu kesintinin müşteri, ortak ve çalışanlara etkisi nedir ?”

“Bu kesintinin ne kadarı kabul edilebilir düzeydedir? (Süre,iş gücü, finansal, marka’ya olan zararı,vd.)”

“Bir felaket (afet) durumunda afet öncesi durumuna dönebilecek planımız, hazırlığımız var mı?”

“Şuanki durumunuz ne kadar güvenli?”

“Riskleri ve oluşabilecek tehlikeleri minimuma indirebilmek için gerekli entegrasyon, organizasyon, yedekleme prosüdürlerini uyguladık mı?”

Özetlersek ; Bütün bunların gerçekçi olabilmesinin yolu, başlangıç noktası “ İş Etki Analizi”ni yapmaktan geçiyor.

İş Etki Analizinin özet aşamaları ise şöyledir:

  • Ortamın incelenmesi (Etki edecek Yakın ve uzak çevre şartları dahil)
  • Risklerin tesbiti
  • Birlikte stratejilerin gerçekleştirilmesi (Entegre)
  • Çözümün planlanması
  • Planlama sonrasında eğitim sürekliliğinin ve tatbikatların sağlanması
  • Kişisel ve kurumsal eksikliklerin saptanıp giderilmesi.
  • Daha sonra kapsam ve hedeflerin belirlenmesi, şirket genelinde iş devamlılık planlarının oluşturulması ve herkesin bu plandan haberdar edilmesi kişisel sorumluluk ve eğitimlerinin tamamlanması.
  • Kısaca bu sürekli yapılması gereken bir işlem. Hedeflenen ile olanın arasındaki farkların kapatılıp güncellenmesi.

Bütün bu aşamaların sağlanmasının ardından oluşturulan iş sürekliliği planının  faydalarını aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

  • İş ortamınızda en kritik fonksiyonların etkili ve ayrıntılı analizi
  • Uzun süreli bir kesintide karşılaşacağınız finansal kayıpların ve gözle görülemeyen etkilerin anlaşılması
  • İş süreçlerini desteklemesi için yaşamsal önemi en yüksek kaynakların belirlenmesi
  • Kurtarma stratejilerinizi tasarlamak için kurtarma sürelerinin ve önceliklerinin tanımlanması
  • İş operasyonlarına en iyi biçimde dönmek için sağlam yatırım kararlarının alınması
  • En üst düzeyde korumayı gerektiren iş süreçlerini ve varlıklarını belirlenmesi
  • Olası kurtarma stratejileri ve seçenekleri üzerinde öneriler sunması ve sonucunda uygulanabilir bir planlamanın oluşması
  • İş korumasına yönelik doğru yatırım düzeylerini seçmenize yardımcı olması için finansal veriler sağlar
  • Kriz durumlarının yönetiminde çok deneyimli bir takımdan profesyonel öneriler
  • Kriz sırasında ulaşamayacağınız çalışanların da aralarında bulunduğu personelin desteklenip yerinin doldurulması için eğitimli kaynaklar
  • Çalışan ve müşteri endişelerine hızlı bir şekilde cevap vermenizi sağlayacak iletişim stratejileri
  • Tüm kuruluşunuzdaki süreklilik etkinliklerinizi düzenlemek için kriz öncesi Olağanüstü Durum Merkezi’nin oluşturulması
  • Finansal yatırımlarınızı korumak için sigorta şirketleri ve devlet yetkilileriyle görüşecek tanınmış temsilciler
  • Kredilendirme ve sigorta masraflarının düşmesi
  • İş operasyonlarınıza en iyi biçimde dönmeniz için alınan hızlı, bilinçli kararlar

AHDER danışmanları ile yapabileceğiniz iş sürekliliği çalışmaları hakkında bilgi almak için 0212 213 02 40 nolu telefondan bize ulaşabilirsiniz.

AHDER © 2017 All Rights Reserved