Kağıtsız bir ofis için 3 yöntem

Günümüzün tüm dijital imkanlarına rağmen insanlar kağıt kullanımına ağırlık vermeye devam ediyor. Belki şu bilgi hepimizi harekete geçirmekte etkili olur: Bir ofis çalışanın yıllık kağıt kullanımı ortalama 10.000 yaprak. Bir işletme sahibiyseniz, çevre ile ilgili endişeleriniz kağıt tüketimini azaltma kararı vermenize yetebilir ancak bu tüketim alışkanlığının aynı zamanda size pahalıya mal olduğunu da farketmeniz de kaçınılmaz.

İşletmenizde kağıt tüketimine son vermek için uygulayabileceğiniz 3 yöntem:

Mevcut dökümanlarınızı dijitalleştirin

ofiste kağıt tüketimi

Dökümanlarını dijitalleştirmek için en iyi yöntemleri araştıran şirketlerin sayısı her geçen gün artıyor. Bunun çeşitli nedenleri var. Günümüz teknolojisi, durmaksızın ilerliyor ve her geçen gün dijitalleştirme süreci kolaylaşıyor. Müşterilerin de dijital bilgiye kolaylıkla ulaşması da süreci kolaylaştıran etkenlerden. Doalyısıyla kağıt tüketiminin ve arşivlenmesinin azalmasıyla ortaya çıkan tasarruf şirketlerin dikkatini çekiyor. Ancak dökümanları dijitalize etmenin en önemli nedenlerinden biri verimliliği arttırması.

Bir veriyi yüzlerce hatta binlerce kağıt arasında aramaktan ziyade, elektronik ortamda aramak çok daha kolay ve hızlı. Özellikle sağlık kurumlarında kullanımı bu verimliliği ortaya koyan en güzel örneklerden. Yaklaşık 1 megabayt büyüklüğünde bir veriye denk gelen 500 adet basılı kağıt döküman düşünün. Durumu acil bir hasta geldiğinde bu kayıtlar arasında hastanın tıbbi geçmişini- ki bu tıbbi geçmiş o hastanın hayatta kalmasına kilit bir role sahip olabilir- ne kadar hızlı bulabilir? Bu basılı dökümanlarda tıbbi kayıtları arşivleyen doktor aynı zamanda bunları depolayacak fiziksel bir alan da yaratmak zorundadır.

Dijitalleşmek her işletmeye fayda sağlar. Az kağıt tüketimi, daha az fiziksel depolama alanı demektir. Daha az depolama alanı daha küçük bir ofisin yeterli olması demektir.

Tüm iletişiminizi elektronik ortamda gerçekleştirin

ofiste kağıt tüketimi 2

Bill Gates 2006 yılında, ofisindeki sistemi ve çalışma ortamını nasıl kağıtsızsızlaştırdığını detaylı bir şekilde açıkladı ve haberleri online olarak okumak, toplantılarda not defteri yerine Tablet PC kullanmak, iletişimi e-posta aracılığıyla yürütmek gibi çözümler önerdi. Bugün profesyonellerin pek çoğu bu imkanları biliyor. Ancak şimdi pek çoğu e-posta trafiğinin aşırı yoğun olmasından, bu e-postalara yanıt vermenin üretkenliği azaltmasından vb şeylerden şikayetçi. Oysa e-postaları aciliyet durumuna göre sınıflandırarak yanıtlamak ve acil olanların dışındakileri beklemeye almak gibi metodlarla bu sıkıntılar aşılabilir. İşletme sahipleri ya da yöneticilerin, çalışanlara bu konuda nasıl bir metod uygulayacaklarını öğretmeleri çok önemlidir. Bu sayede elektronik ortamda çalışma kültürünün tüm şirket çalışanları tarafından benimsenmesini, kağıt tüketiminin azalmasını ve üretkenliğin artmasını sağlayabilirler.

Şirket için mobil cihazlar edinin

ofite kağıt tüketimi 3

Bu yöntem ilk bakışta masraflı görünebilir. Ancak büyük resme bir bakalım. Bir çalışanın yıllık ortalama kağıt tüketiminin 10.000 sayfa oluğunu yukarıda belirtmiştik. Bu her çalışan için 20 paket printer kağıdı satın almak anlamına geliyor (standart paketlerda 500 adet kağıt bulunuyor). Her paketin ortalama 10 TL fiyatla satıldığını düşünürsek, bir çalışanın yıllık ortalama 200 TL bedelinde kağıt tükettiğini görüyoruz. Dolayısıyla o çalışanın kullanması için alacağınız hesaplı bir tablet (piyasada 200 TL civarında fiyatlarla satılan tabletler olduğunu görebilirsiniz), ikinci yıldan itibaren kara geçmenizi sağlayacaktır. Üstelik tablet bir kağıda göre ekstra pek çok fonksiyon sunar. Ayrıca her bir çalışan için ayrı ayrı tabletler tahsis etmek yerine, gerekli durumlarda kullanılabilecek ortak kullanıma sunulmuş tabletler de sağlayabilirsiniz.

Kağıt tüketimini bir anda tamamen sıfırlamanız çok güçtür, çünkü öncelikle bu kültürün herkes tarafından benimsenmesi gerekmektedir. Ancak bugünden adım atıp ne kadar azaltabilirseniz hem bütçeniz hem de gezegenimiz için o kadar fazlasını yapmış olacaksınız.

AHDER © 2017 All Rights Reserved